A Nextum Audit Zrt. (a továbbiakban: „Nextum”) a társaságot a www.nextum.hu/ajanlatkeres felületen (a továbbiakban: „Ajánlatkérő Felület”) keresztül ajánlatkéréssel megkeresők személyes adatait az alábbiak szerint kezeli. Kérdéseivel a társaságot mint adatkezelőt az email címre küldött üzenettel keresheti meg.

1. Érintettek köre

Az online felületen érkező ajánlatkérésekkel kapcsolatos adatkezelés az Ajánlatkérő Felületen keresztül ajánlatkérést beküldő személyek személyes adataira vonatkozik.

2. A személyes adatok köre

Az online felületen érkező ajánlatkérésekkel kapcsolatos adatkezelés során a Nextum az ajánlatkérő alábbi személyes adatait kezeli:

• teljes név
• elérhetőségek (email, telefonszám)
• cég neve, amelynek érdekében az ajánlatot kéri.

3. A személyes adatok forrása

Az online felületen érkező ajánlatkérésekkel kapcsolatos adatkezeléssel érintett személyes adatokat az érintettől gyűjti be a Nextum. A személyes adatok az Ajánlatkérő Felületen történő ajánlatkérés beküldése keretében az email címre érkeznek. Az ajánlatkérések elsődleges szűrését (pl. összeférhetetlenség kiszűrése), valamint a személyes adatok feldolgozását és megfelelő adatbázisba rendezését a felsővezetők végzik.

4. Az adatkezelés jogalapja

A Nextum az online felületen érkező ajánlatkérésekkel kapcsolatos adatkezelést az érintett (ajánlatkérő) előzetes tájékoztatást követően megadott hozzájárulására alapítva végzi. A hozzájárulás kiterjed az adott ajánlatkéréssel kapcsolatos adatkezelésre, továbbá külön lehetőségként kiterjedhet üzleti célú megkeresések későbbi küldésével kapcsolatos adatkezelésre is (GDPR 6. cikk (1) a) pont).

Sikeres ajánlatadási folyamat esetén a korábban megadott személyes adatokat mint kapcsolattartói személyes adatokat a Nextum jogos érdeke érvényesítése érdekében (megbízási szerződés megkötése, teljesítése) kezeli (GDPR 6. cikk (1) f) pont).

5. Az adatkezelés célja

A Nextum a fenti személyes adatokat üzletkötési céllal, az ajánlatkérő által képviselt potenciális megbízóval könyvvizsgálati és kapcsolódó szolgáltatásokra irányuló megbízási jogviszony létesítése céljából kezeli. Az ajánlatkérő kifejezett hozzájárulása alapján a személyes adatait közvetlen üzleti célú megkeresések küldése céljából is kezelheti.

6. Tartam

Az érintett személyes adatait a Nextum a fenti jogalap szerint és a fent megjelölt üzletkötési célból a sikeres ajánlatadási folyamat lezárultáig, azaz a Nextum és az ajánlatkérő által képviselt vállalkozás közötti megbízási szerződés létrejöttéig kezeli (ezt követően kapcsolattartói személyes adatokként kezeli azokat).

Amennyiben az ajánlatkérést követően az ajánlatadási folyamat nem volt sikeres, a Nextum a személyes adatokat törli, azzal, hogy a cégnevet személyes adatokhoz nem köthető módon tárolja egy esetleges későbbi ajánlatkérés esetén szükséges névellenőrzés érdekében.

A Nextum az ajánlatadási folyamat kimenetelétől függetlenül az ajánlatkérő kifejezett külön hozzájárulása alapján tárolja annak személyes adatait közvetlen üzleti célú megkeresések céljából a hozzájárulás kifejezett visszavonásáig.

7. Törlés

Az érintett az email címre küldött email üzenettel, továbbá a Nextumnak küldött postai levélben bármikor indokolás nélkül kérheti, hogy a Nextum a korábban ajánlatkérési célból az érintett által megadott személyes adatokat törölje adatbázisaiból. A kérésre a Nextum haladéktalanul, de legkésőbb 30 napon belül válaszüzenetben megerősítő email üzenetet küld és az érintett személyes adatait véglegesen törli adatbázisaiból. A fenti tárgyú üzenetet a Nextum az ajánlatkérés során adott hozzájárulás visszavonásának tekinti, és fordítva, a hozzájárulás visszavonására vonatkozó nyilatkozatot a személyes adatok törlése iránti kérelemnek tekinti.

Amennyiben az ajánlatkérést követően az ajánlatadási folyamat nem volt sikeres, a Nextum a személyes adatokat törli, azzal, hogy a cégnevet személyes adatokhoz nem köthető módon tárolja egy esetleges későbbi ajánlatkérés esetén szükséges névellenőrzés érdekében.

8. Hozzáférés

Az email címre küldött kérelemmel az ajánlatkérők bármikor jogosultak felvilágosítást kérni a Nextumtól arra vonatkozóan, hogy milyen személyes adataikat, milyen jogalapon és milyen célból kezel.

9. Adatbiztonsági intézkedések

A Nextum az alábbi technikai és szervezési intézkedéseket alkalmazza, azért, hogy az ajánlatkérők személyes adatai védve legyenek a jogosulatlan hozzáférés, véletlen elvesztés, megsemmisülés, károsodással szemben:

• az ajánlatkérők személyes adataihoz, továbbá az email címhez a legfelsőbb vezetőknek van hozzáférése;
• a Nextum számítógépei egyedi azonosítóval és jelszóval védettek, a Nextum szigorú és folyamatosan felügyelt hozzáférés-korlátozást alkalmaz az ajánlatkérők adatait tartalmazó fájlokhoz, emailekhez;
• a fájlokat tároló fizikai szerverek őrzött külső magyarországi helyszíneken találhatók;
• a Nextum nem alkalmaz külső szolgáltatókat ajánlatadásai során, ezért az ajánlatkérők személyes adatai nem kerülnek továbbításra szervezeten kívüli harmadik feleknek, azokhoz csak az adatfeldolgozók férhetnek hozzá.

10. Adattovábbítás(ok)

A Nextum nem alkalmaz külső szolgáltatókat ajánlatadásai során, ezért az címre érkező személyes adatok továbbításra nem kerülnek, azokhoz csak az adatfeldolgozók férhetnek hozzá.

11. Adatfeldolgozó(k)

Adatfeldolgozónak minősül a Websupport Magyarország Kft. (1132 Budapest, Victor Hugo utca 18-22.; Cg. 01-09-381419) mint tárhelyszolgáltató, Professional IT Kft. (székhely: 1107 Budapest, Fogadó utca 4. C. ép. Fsz., Cg. 01-09-353262; email: ; tel: +36 1 920 0130) mint rendszergazda és Ferenczi Gábor e.v. (2016 Leányfalu, Ravasz püspök utca 20.; nyvt: 51043973) mint a weboldal fejlesztéséért és üzemeltetéséért felelős partner.